O Lado do Fundador na Contabilidade
Há um equívoco comum entre os novos empresários em Portugal: o de que contratar um contabilista significa que as finanças estão tratadas e fora do seu prato. Não estão, não porque os contabilistas não façam o seu trabalho, mas porque uma parte do trabalho simplesmente não é deles. Compreender essa divisão é o que mantém as suas finanças limpas e o seu stress baixo. Eis o lado do fundador na contabilidade, e como torná-lo quase sem esforço.
Primeiro: sim, precisa de um contabilista certificado
Sejamos claros, porque é uma pergunta frequente: preciso de um contabilista em Portugal? Para a maioria das empresas, a resposta é, na prática, sim. As sociedades portuguesas são geralmente obrigadas a ter um contabilista certificado (CC) que assina as contas e trata das entregas oficiais. Isto não é burocracia opcional; é como as obrigações contabilísticas e fiscais formais são devidamente cumpridas.
Por isso, o contabilista não é a parte que pode dispensar. A questão é o que sobra para si e a resposta é mais do que se imagina.
A divisão: o que faz o seu contabilista vs. o que faz você
Pense nisto como duas camadas.
O seu contabilista certificado trata da camada formal: preparar e assinar as contas estatutárias, entregar o IRC (Modelo 22) e a IES, garantir que as declarações de IVA estão corretas, e mantê-lo conforme com as normas contabilísticas portuguesas. É trabalho especializado e regulado, exatamente aquilo que lhe está a pagar.
Você (ou as suas ferramentas) tratam da camada do dia a dia: saber o que está pago e o que não está, manter recibos e despesas captados e categorizados, vigiar a tesouraria, e garantir que a realidade financeira em bruto do negócio é registada à medida que acontece. O seu contabilista trabalha a partir desta camada, não consegue assinar contas limpas se os dados do dia a dia subjacentes forem uma confusão.
O problema começa quando os fundadores presumem que o contabilista está também a fazer a segunda camada. Normalmente não está. Está a trabalhar a partir do que quer que você lhe entregue.
Porque é que a camada do dia a dia é mesmo sua
O seu contabilista costuma ver os seus números periodicamente: mensal, trimestralmente, no fecho do ano. Mas o negócio funciona diariamente. Entre esses pontos de contacto, só você está em posição de saber que um cliente não pagou, que uma despesa precisa de ser registada, ou que a tesouraria está a apertar. Se essa informação não for captada à medida que acontece, tem de ser reconstruída mais tarde e a reconstrução é lenta, sujeita a erros, e onde se perdem deduções e detalhes.
É também por isto que "tenho um contabilista" não o protege de surpresas de tesouraria. Conformidade e visibilidade de tesouraria são trabalhos diferentes.
Como tornar o seu lado quase sem esforço
A boa notícia: a camada do fundador é exatamente a parte que automatiza bem. Com a configuração certa, a maior parte funciona sozinha:
- Software de reconciliação bancária liga a sua conta para que as transações sejam importadas e correspondidas a faturas automaticamente sem registo manual de dados.
- As despesas são captadas e categorizadas à medida que acontecem, e não reconstruídas no fecho do ano.
- Uma P&L em tempo real significa que você (e o seu contabilista) podem ver a imagem real a qualquer momento.
Feito assim, as suas operações financeiras do dia a dia levam minutos, o seu contabilista recebe dados limpos, e ninguém passa o fecho do ano a desemaranhar uma folha de cálculo. É esse o nicho para o qual a Dori foi construída- tratar da camada do fundador, para que o seu contabilista certificado se possa concentrar no trabalho estratégico e formal que de facto precisa da sua perícia.
Em resumo
Contratar um contabilista não significa que as finanças saíram do seu prato, significa que a camada formal e regulada está coberta. A camada do dia a dia (o que está pago, o que é gasto, onde está a tesouraria) continua a ser sua, e é aquilo sobre o qual o seu contabilista constrói. Automatize essa camada e fica com o melhor dos dois mundos: livros limpos, um contabilista contente, e minutos por semana em vez de pavor.
Quer o lado do fundador tratado automaticamente? Veja como a Dori trabalha ao lado do seu contabilista.