Poucos momentos são tão confusos para um empresário como este: o seu contabilista diz-lhe que a empresa está a dar lucro e, no entanto, a sua conta bancária continua a encolher. Fez o trabalho. Os números dizem que ganhou dinheiro. Então porque é que ele nunca parece estar lá?
Se esta sensação lhe é familiar, não é mau a gerir o seu negócio e não lhe está a escapar nenhuma verdade óbvia que toda a gente compreende. Apenas se deparou com uma das realidades mais mal compreendidas das finanças: o lucro não é dinheiro. São duas coisas diferentes, movem-se a velocidades diferentes, e confundir uma com a outra é o que empurra, de forma silenciosa, empresas aparentemente saudáveis para os problemas.
Este artigo explica porque é que essa confusão acontece, porque é que empresas com lucro ficam sem dinheiro e como ver a sua posição financeira real com clareza, antes de uma falha se transformar numa crise.
Porque é que empresas podem dar lucro e mesmo assim ficar sem dinheiro
Uma demonstração de resultados é uma história sobre desempenho. Diz-lhe que, ao longo de um período, as suas receitas foram maiores do que os seus custos. O que não lhe diz é se o dinheiro está, de facto, na sua conta hoje. É aí que reside a maioria dos problemas de tesouraria nas empresas, e a origem está normalmente em quatro pontos.
Faturas por receber. No momento em que emite uma fatura, a sua demonstração de resultados conta-a como receita. Mas o cliente pode só pagar daí a 30, 60 ou 90 dias. No papel, ganhou o dinheiro. Na realidade, ele está na conta bancária de outra pessoa enquanto as suas próprias contas vencem. Este desfasamento temporal é a razão mais comum para um empresário perguntar: "porque é que tenho lucro mas não tenho dinheiro?"
Obrigações de IVA. O IVA que cobra aos clientes nunca foi o seu dinheiro. Está apenas a guardá-lo para o Estado. Pode ficar na sua conta durante semanas e fazer o seu saldo parecer mais saudável do que é, até que chega a data de pagamento e uma quantia avultada sai de uma só vez. O seu valor de lucro mal se altera, mas a sua tesouraria sofre o impacto total. (Se não tem a certeza de qual será a sua próxima fatura, a nossa calculadora de IVA pode ajudá-lo a estimá-la.)
Reembolsos de empréstimos. Quando reembolsa o capital de um empréstimo, esse dinheiro desaparece da sua conta, mas não aparece como um custo na sua demonstração de resultados. O seu lucro pode parecer perfeitamente saudável num mês em que uma fatia significativa de dinheiro saiu, discretamente, para pagar dívida.
Controlo de despesas em falta. Se as despesas não forem registadas corretamente, um recibo que nunca foi lançado, uma subscrição que ninguém registou, o seu lucro parece mais alto do que realmente é. Passa então a tomar decisões com base num número que já era demasiado otimista à partida. Um mau controlo de despesas para pequenas empresas não cria apenas contas desorganizadas; cria confiança falsa.
Em todos estes casos, o número do lucro parece bom. O número da tesouraria é o que está a caminho do zero.
Lucro vs fluxo de caixa: qual é a diferença?
A forma mais simples de compreender lucro vs fluxo de caixa é com um único exemplo.
Imagine que conclui um projeto de 10.000 € em janeiro. Emite a fatura ao cliente e ele aceita pagar dentro de 60 dias. Os seus custos com esse projeto, pagos em janeiro, foram de 6.000 €.
A sua demonstração de resultados de janeiro mostra um lucro de 4.000 €. A empresa parece bem-sucedida. Mas o seu fluxo de caixa de janeiro conta uma história muito diferente: saíram 6.000 € e não entrou nada. Está com menos 6.000 € e vai continuar assim até março, quando o cliente finalmente pagar.
É essa a falha. O lucro mede se o seu modelo de negócio funciona. O fluxo de caixa mede se consegue pagar as suas contas este mês. Fluxo de caixa vs lucro não é uma subtileza contabilística, é a diferença entre uma empresa que parece bem e uma empresa que consegue, de facto, funcionar.
É também por isto que o fluxo de caixa importa mais do que o lucro no curto prazo: o lucro é um veredicto sobre o passado, enquanto o dinheiro é o que mantém as portas abertas neste momento. Ambos importam, mas só um deles paga os salários da sua equipa na sexta-feira. (Para uma explicação mais aprofundada, veja o nosso guia completo de fluxo de caixa.)
O problema escondido: registos financeiros incompletos
Eis a parte que a maioria dos artigos deixa de fora. Mesmo que compreenda a diferença entre lucro contabilístico e dinheiro real, continua a não conseguir gerir aquilo que não vê com clareza e a maioria das pequenas empresas trabalha a partir de um retrato financeiro incompleto.
O problema esconde-se normalmente em três sítios.
Faturas em falta. Quando as faturas estão dispersas por caixas de e-mail, pastas e aplicações de mensagens, algumas nunca chegam às contas. Faturas em falta na contabilidade significa que os seus registos subestimam aquilo que tem a receber ou aquilo que deve e a sua visão da tesouraria torna-se pouco fiável.
Transações bancárias por reconciliar. O seu extrato bancário e os seus registos contabilísticos deviam coincidir. Quando não coincidem, tem transações por reconciliar: pagamentos e cobranças que não foram associados a uma fatura ou despesa. Enquanto a reconciliação de faturas e a reconciliação bancária não estiverem feitas, não conhece verdadeiramente a sua posição, está a adivinhar.
Relatórios do contabilista com atraso. A maioria dos empresários só vê um retrato claro quando chega um relatório semanas depois de o período ter terminado. Nessa altura, a informação descreve uma situação que já não pode mudar.
Estes não são erros exóticos. São os erros de contabilidade do dia a dia que fazem um empresário sentir-se financeiramente confuso. Não por falta de inteligência, mas porque os registos subjacentes não estão completos ou atualizados o suficiente para se poder confiar neles.
Porque é que os contabilistas, sozinhos, não conseguem resolver este problema
Isto não é uma crítica aos contabilistas. Um bom contabilista é essencial. Mas há uma razão estrutural pela qual os contabilistas nem sempre conseguem explicar o fluxo de caixa no momento em que precisa dessa informação.
Os contabilistas trabalham normalmente em ciclos- mensais, trimestrais, anuais. Pegam nos registos que lhes fornece, reconciliam-nos e produzem relatórios sobre um período que já terminou. O trabalho deles é o rigor e o cumprimento das obrigações, e fazem-no bem. Mas o resultado é, por natureza, um olhar para trás.
Se só fica a saber que a tesouraria está apertada quando chegam os números trimestrais, o aviso chegou tarde demais para agir. O problema não é o contabilista; é o desfasamento entre o momento em que algo acontece no seu negócio e o momento em que fica a saber. Fechar esse desfasamento não é uma tarefa contabilística — é uma tarefa operacional. Depende de ter registos completos, reconciliados e atualizados a toda a hora, e não apenas no fecho do trimestre.
Como acompanhar a sua posição financeira real em tempo real
Saber como controlar o fluxo de caixa do negócio corretamente resume-se a fechar esse desfasamento entre a realidade e os relatórios. Três coisas fazem a diferença.
Tenha todas as faturas num só lugar. Quando as faturas, de entrada e de saída, estão organizadas e registadas automaticamente, nada cai num esquecimento. Um bom software de gestão de faturas transforma uma pilha dispersa de documentos num registo fiável daquilo que tem a receber e daquilo que deve.
Mantenha a reconciliação contínua. Em vez de tratar a reconciliação bancária como uma correria trimestral, associe as transações às faturas e despesas à medida que acontecem. Uma reconciliação contínua significa que o número que vê é um número em que pode confiar.
Veja a sua posição em tempo real. Com as faturas organizadas e a reconciliação contínua em prática, os relatórios financeiros em tempo real tornam-se possíveis. Os relatórios de fluxo de caixa ao vivo mostram-lhe o lucro e a tesouraria, lado a lado, à medida que o mês decorre e não semanas depois de ele terminar.
É exatamente para isto que a Dori Finance foi criada. A Dori reúne as suas faturas e transações bancárias, trata da reconciliação e transforma-as em relatórios financeiros para empresas claros sobre fluxo de caixa, lucro e impostos em tempo real. Em vez de esperar por um relatório trimestral, vê a sua verdadeira posição de tesouraria à medida que ela muda e, em vez de se sentir financeiramente confuso, obtém uma resposta direta à pergunta que todos os empresários querem mesmo ver respondida: a minha empresa está saudável neste momento?
Se quer saber como evitar problemas de tesouraria, esta é a base: registos completos, reconciliação contínua e relatórios que pode ver hoje. Pode também testar a sua situação com a nossa calculadora de runway de tesouraria, para ver durante quanto tempo o seu dinheiro atual vai durar, e explorar como a gestão de faturas mantém os seus registos completos desde o início.
Em resumo
Se a sua empresa apresenta lucro mas a sua conta bancária parece vazia, não há nada de errado consigo. Apenas tem estado a ler o número errado. O lucro não é dinheiro- o lucro diz-lhe se o seu modelo de negócio funciona, enquanto o dinheiro diz-lhe se a sua empresa sobrevive ao mês.
As empresas que se mantêm saudáveis não são as que têm as demonstrações de resultados com melhor aspeto. São as que mantêm os registos completos, as transações reconciliadas e a posição de tesouraria visível em tempo real. Verifique o seu fluxo de caixa antes que seja tarde demais e nunca deixe que um lucro saudável o convença de que o dinheiro está lá.
Cansado de se sentir inseguro quanto aos seus próprios números? Marque uma demonstração da Dori Finance e veja a sua posição de tesouraria real, em tempo real.